フリーランスの注文書とは？書き方・テンプレート・注意点を解説
はじめに
フリーランスが企業や個人事業主から仕事を受注するときは、業務内容や報酬、納期などを記載した注文書を受け取ることがあります。注文書は、発注者とフリーランスの認識をそろえ、納品後の「依頼した内容と違う」「追加作業も報酬に含まれていると思っていた」といったトラブルを防ぐための重要な書類です。
2024年11月1日に施行されたフリーランス新法では、業務委託時の取引条件を、書面またはメールなどの電磁的方法によって明示することが求められています。書類の名称は注文書でなくても構いませんが、必要な条件が記録に残る形で示されていることが重要です。厚生労働省+1
本記事では、フリーランスの注文書の役割や書き方、テンプレート、注文書を受け取った際の確認事項、フリーランス新法との関係について解説します。
1. フリーランスの注文書とは？基本的な役割を解説
1-1. 注文書は発注内容を明確にするための書類
注文書とは、発注者がフリーランスに対して、どのような業務を、いくらで、いつまでに依頼するのかを示す書類です。「発注書」と呼ばれることもあります。
一般的な注文書には、次のような情報が記載されます。
発注者と受注者の名称
業務内容や成果物
数量、単価、報酬総額
納期や納品方法
検収条件
支払期日
修正対応や追加費用の条件
口頭やチャットで話し合った内容を注文書にまとめることで、発注時の合意内容を後から確認できるようになります。
1-2. フリーランス取引で注文書が必要とされる理由
フリーランスの案件では、業務範囲や修正回数、成果物の利用範囲などが曖昧になりやすい傾向があります。特にWeb制作、デザイン、ライティング、システム開発などは、作業を始めてから追加の要望が発生することも少なくありません。
注文書に条件を記載しておけば、当初の依頼内容と追加作業を区別できます。報酬や納期についても証拠が残るため、未払いや支払い遅延の防止に役立ちます。
注文書は発注者のためだけでなく、フリーランスが適切な条件で仕事を進めるためにも必要な書類です。
1-3. 注文書に法的効力はあるのか
注文書を発行しただけで、必ず契約が成立するとは限りません。一般的な注文書は、発注者から受注者への「契約の申込み」として扱われます。フリーランスが注文内容を承諾した場合や、注文内容に基づいて業務を開始した場合には、契約が成立したと判断される可能性があります。
民法上、契約は申込みに対して相手方が承諾したときに成立し、法律に特別な定めがある場合を除いて書面の作成は必須ではありません。したがって、注文書だけでなく、メールでの承諾や実際の業務着手なども、契約成立を判断する材料になります。e-Gov 法令検索
注文書にどの程度の証拠力があるかは、記載内容やメールでのやり取り、注文請書の有無、業務の実施状況などを総合して判断されます。
1-4. 注文書がない場合に起こりやすいトラブル
注文書がなく、口頭だけで発注を受けると、次のようなトラブルが起こりやすくなります。
発注者とフリーランスで業務範囲の認識が違う
修正回数や追加作業の扱いで揉める
報酬額や消費税の認識が一致しない
納期や検収期限が決まっていない
支払日になっても報酬が振り込まれない
成果物の著作権や利用範囲を巡って争いになる
発注自体を否定される
口頭で契約が成立する場合でも、合意内容を証明することが難しくなります。業務を開始する前に、注文書、契約書、メールなど、後から確認できる形で条件を残しておくことが大切です。
2. 注文書・発注書・注文請書・契約書の違い
2-1. 注文書と発注書の違い
注文書と発注書には、法律上明確に定められた違いはありません。いずれも発注者が受注者に業務や商品の注文内容を伝える書類として使われます。
企業によっては、商品を購入するときは「注文書」、業務を依頼するときは「発注書」と使い分けています。しかし、名称よりも、業務内容、報酬、納期、支払条件などが具体的に記載されているかが重要です。
2-2. 注文書と注文請書の違い
注文書は発注者が発行する書類であり、注文請書は受注者が注文を引き受ける意思を示す書類です。
一般的な流れは、次のとおりです。
発注者が注文書を発行し、フリーランスが内容を確認したうえで注文請書を返送します。注文書が「申込み」、注文請書が「承諾」に当たるため、両方を保管することで契約の成立と内容を証明しやすくなります。
ただし、注文請書を発行しなくても、メールで承諾した場合や注文内容に基づいて業務を開始した場合には、契約が成立することがあります。
2-3. 注文書と業務委託契約書の違い
注文書は、個別案件の業務内容、報酬、納期などを記載する書類です。一方、業務委託契約書には、取引全体に適用されるルールが記載されます。
業務委託契約書に定めることが多い項目は、次のとおりです。
秘密保持
著作権や知的財産権
再委託の可否
損害賠償
契約解除
反社会的勢力の排除
管轄裁判所
契約期間
注文書は個別案件の具体的な条件を示し、業務委託契約書は継続的な取引に共通するルールを定めるという違いがあります。
2-4. 基本契約書と個別の注文書を併用するケース
継続的に案件を発注する企業では、最初に基本契約書を締結し、案件ごとに注文書を発行する方法がよく使われます。
基本契約書には秘密保持や著作権、契約解除などの共通条件を記載し、注文書には案件名、作業内容、報酬、納期などを記載します。毎回契約書を作り直す必要がなくなり、取引を効率化できる方法です。
ただし、基本契約書と注文書の内容が矛盾する場合に、どちらを優先するのかを決めておく必要があります。「個別契約と基本契約の内容が異なる場合は、個別契約を優先する」といった優先順位条項を設けるとよいでしょう。
3. フリーランスの注文書に記載すべき項目
3-1. 発注者・受注者の氏名または会社名
注文書には、発注者とフリーランスの名称を正確に記載します。
発注者が法人の場合は、法人名、所在地、担当部署、担当者名を記載します。フリーランス側は、屋号だけでなく、本名や事業上使用している正式な名称も記載してもらいましょう。
同じ企業の別部署と取引している場合は、請求先となる部署や担当者も確認しておくと、請求書の送付ミスを防げます。
3-2. 注文書の発行日・注文番号
注文書の発行日は、いつ発注された案件なのかを特定するために必要です。案件管理をしやすくするため、注文番号や案件番号も記載します。
注文番号は、請求書や納品書にも記載すると、発注者が注文書と請求書を照合しやすくなります。複数案件を同時に受注している場合には、案件の取り違え防止にも役立ちます。
3-3. 業務内容・成果物・対応範囲
業務内容は、「Web制作一式」「記事作成」などの抽象的な表現だけでなく、何をどこまで行うのかを具体的に記載します。
Web制作であれば、ページ数、デザイン、コーディング、スマートフォン対応、問い合わせフォームの実装などを明記します。ライティングであれば、記事数、文字数、構成作成の有無、画像選定、入稿作業の有無などを記載します。
成果物の形式も、PDF、Word、画像データ、ソースコードなど、具体的に決めておきましょう。
3-4. 納期・納品方法・検収条件
納期は「今月中」「完成次第」ではなく、「2026年7月31日」のように具体的な日付で記載します。
納品方法についても、メール添付、クラウドストレージ、指定システムへの登録など、使用する方法を明確にします。
検収を行う場合は、検収期限と合格条件も必要です。例えば、「納品日から5営業日以内に検収結果を通知し、期間内に通知がない場合は検収完了とする」と定めておけば、いつまでも検収が終わらず請求できない状況を防ぎやすくなります。
3-5. 報酬額・消費税・源泉徴収の有無
報酬額は、税抜金額、消費税額、税込合計額を分けて記載すると分かりやすくなります。交通費や素材購入費などの実費が発生する場合は、報酬に含まれるのか、別途請求できるのかも決めておきます。
源泉徴収は、すべてのフリーランス報酬に必要なわけではありません。原稿料、デザイン料、講演料、翻訳料や特定の士業への報酬など、法律で定められた報酬が対象です。名目ではなく業務の実態によって判断されるため、不明な場合は発注者の経理担当者や税理士に確認しましょう。国税庁+2
国税庁+2
源泉徴収対象の報酬について、報酬額と消費税額が明確に区分されていれば、報酬額のみを源泉徴収の対象とできる場合があります。国税庁+1
3-6. 支払期日・支払方法
支払条件は、「月末締め翌月末払い」だけでなく、納品日や検収日との関係が分かるように記載します。
例えば、次のように記載します。
「2026年7月31日締め、2026年8月31日までに指定口座へ振込」
振込手数料をどちらが負担するかも確認が必要です。特に少額案件では、振込手数料が手取り額に与える影響が大きくなるため、事前に明確にしておきましょう。
フリーランス新法の報酬支払義務が適用される発注者は、原則として給付を受領した日から60日以内のできる限り短い期間内に支払期日を設定し、その日までに支払う必要があります。公正取引委員会+1
3-7. 修正対応・追加費用の条件
修正対応については、無料で対応する回数と範囲を記載します。
例えば、「初稿提出後の修正は2回まで報酬に含む。ただし、当初の依頼内容にない仕様変更や全面的な作り直しは別途見積もりとする」と定めます。
修正回数だけでなく、発注者都合の仕様変更、納品後の追加作業、急な納期短縮など、追加費用が発生する条件も具体的にしておくことが重要です。
3-8. 著作権・知的財産権・秘密保持に関する取り決め
デザイン、文章、写真、動画、プログラムなどを納品する場合は、著作権や知的財産権の扱いを確認します。
著作権を譲渡するのか、利用を許諾するだけなのか、二次利用や改変を認めるのかによって、フリーランスが保持する権利が変わります。著作権を譲渡する場合は、譲渡時期や譲渡対象を明確にしましょう。
制作実績としてポートフォリオに掲載できるかも重要です。公開前の情報や顧客情報を扱う案件では、秘密保持の対象と期間も決めておきます。
4. フリーランス向け注文書の書き方
4-1. 案件内容を具体的に記載する
注文書では、第三者が読んでも何を依頼しているのか分かる程度に案件内容を具体化します。
「バナー制作」だけではなく、「Web広告用バナー3点、サイズ1200×628ピクセル、JPEG形式、元データを含む」と記載します。仕様書や企画書が別にある場合は、注文書に文書名やバージョンを記載して紐付けます。
「別途相談」「必要に応じて対応」などの表現を多用すると、業務範囲が際限なく広がる可能性があります。
4-2. 金額・納期・支払条件を明確にする
報酬は、単価、数量、小計、消費税、合計額を確認できる形にします。
時間単価で受注する場合は、想定時間、上限時間、上限を超える場合の事前承認方法を定めます。成功報酬が含まれる場合は、成果の判定基準と支払時期も必要です。
納期と支払期日は、具体的な年月日で示すのが理想です。営業日を基準にする場合は、土日祝日や年末年始の扱いも確認します。
4-3. 業務範囲外の対応を明記する
注文書には、対応する業務だけでなく、報酬に含まれない業務も記載するとトラブル防止に効果的です。
Web制作であれば、サーバー保守、文章作成、写真撮影、公開後の更新作業などが対象外になる場合があります。ライティングであれば、取材、専門家への監修依頼、CMS入稿などを対象外とするケースがあります。
「記載のない作業は別途協議のうえ見積もる」と定めておけば、無償の追加作業を求められた際に説明しやすくなります。
4-4. トラブル防止につながる特記事項を書く
案件に応じて、次のような特記事項を記載します。
発注者から必要な資料が届かない場合は納期を延長する
発注後のキャンセルには進行割合に応じた費用が発生する
仕様変更は書面またはメールで合意する
納品後の保守や更新は別契約とする
修正依頼は一定期間内に行う
第三者の権利を侵害する素材を提供しない
天災やシステム障害など不可抗力による遅延の扱い
一方的に厳しい条件を記載するのではなく、発注者とフリーランスの双方が納得できる内容にすることが大切です。
4-5. メールやクラウドツールで送付する場合のポイント
注文書は、PDFをメールで送る方法や、クラウド型の受発注・電子契約サービスで共有する方法でも運用できます。
フリーランス新法上、電子メール、チャットツール、SNSのメッセージ機能などによる取引条件の明示も認められています。ただし、電話など口頭だけで伝える方法は、取引条件の明示方法として認められません。公正取引委員会+1
電子データで注文書を受け取った場合は、メール本文だけでなく添付ファイルも保存します。後から内容が変更されないよう、発行日やファイル名、送信者が確認できる状態にしておきましょう。
5. 注文書テンプレートの使い方
5-1. 注文書テンプレートに入れる基本項目
注文書テンプレートには、少なくとも次の項目を用意します。
注文書の名称
注文番号
発行日
発注者情報
受注者情報
案件名
業務内容
数量と単価
税抜金額、消費税額、税込合計額
納期
納品場所または納品方法
検収期限
支払期日と支払方法
修正条件
特記事項
関連する基本契約書や仕様書
テンプレートはそのまま使用せず、案件の種類や契約形態に合わせて修正します。
5-2. Web制作・デザイン案件向けテンプレート
案件名： コーポレートサイトリニューアル
業務内容： トップページおよび下層5ページのデザイン・コーディング
対応範囲： レスポンシブ対応、問い合わせフォーム実装、基本的なSEO設定
納品物： 公開用データ一式、デザイン元データ
報酬額： 税抜500,000円、消費税50,000円、合計550,000円
納期： 2026年9月30日
納品方法： 発注者指定のサーバーへアップロード
検収期限： 納品日から7営業日以内
修正： デザイン案確定後の軽微な修正2回まで
対象外業務： 原稿作成、写真撮影、サーバー契約、公開後の保守
特記事項： 発注者による素材提供が遅れた場合、納期を協議のうえ変更する
Web制作では、「一式」という表現だけで済ませず、ページ数、機能、対応端末、ブラウザ、保守の有無を明確にします。
5-3. ライティング・編集案件向けテンプレート
案件名： オウンドメディア記事制作
業務内容： SEO記事の構成作成および本文執筆
数量： 5記事
文字数： 1記事当たり4,000〜5,000文字
単価： 1記事30,000円
報酬額： 税抜150,000円、消費税15,000円、合計165,000円
納期： 2026年8月31日
納品方法： Googleドキュメント
修正： 事実誤認や依頼内容との相違に関する修正2回まで
対象外業務： 取材、画像作成、専門家監修、CMS入稿
著作権： 報酬全額の支払い完了時に、合意した範囲で取り扱う
実績公開： 発注者の事前承諾を得た場合に限り可能
文字数だけでなく、構成作成、画像選定、校正、入稿などの作業が含まれるかを明確にすることが重要です。
5-4. システム開発・コンサル案件向けテンプレート
案件名： 顧客管理システム機能追加
業務内容： 別紙仕様書に基づく検索機能およびCSV出力機能の開発
契約形態： 請負または準委任のいずれかを明記
作業期間： 2026年7月1日から2026年9月30日まで
報酬額： 月額400,000円、または成果物一式1,200,000円
成果物： ソースコード、設計書、テスト結果
検収条件： 仕様書記載のテスト項目を満たすこと
仕様変更： 変更内容、追加費用、納期への影響を協議し、書面で合意する
不具合対応： 検収完了後30日以内に発見された契約不適合を対象とする
対象外業務： サーバー運用、第三者サービスの利用料金、仕様外の追加開発
システム開発では、完成責任を負う請負契約なのか、一定の業務遂行を目的とする準委任契約なのかを整理する必要があります。
5-5. テンプレートを使うときに修正すべき箇所
テンプレートを使用するときは、次の箇所を案件ごとに見直します。
業務範囲と対象外業務
成果物の仕様
納期と作業スケジュール
検収方法
修正回数
追加費用の条件
著作権の帰属
秘密保持の対象
キャンセル料
損害賠償の範囲
基本契約書との優先関係
過去の案件で使った注文書を流用する場合は、取引先名、金額、日付、納品方法などの修正漏れにも注意しましょう。
6. フリーランス新法と注文書の関係
6-1. フリーランス新法で求められる取引条件の明示
フリーランス新法の正式名称は「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」です。2024年11月1日に施行され、対象となるフリーランスへ業務委託を行う事業者に、取引条件の明示などを求めています。厚生労働省
注文書という名称の書類を必ず作成しなければならないわけではありません。発注書、契約書、メール、チャットなどでも、必要事項を確認可能な形で明示すれば対応できます。
なお、発注者の従業員使用状況や委託期間などによって、適用される義務の範囲は異なります。例えば、取引条件の明示義務は広く発注事業者に適用されますが、60日以内の報酬支払義務などは、法律上の「特定業務委託事業者」に該当する発注者が対象です。
6-2. 発注者が明示すべき主な項目
フリーランス新法では、業務委託をした際に、主に次の取引条件を明示することが求められます。
発注者とフリーランスの名称
業務委託をした日
給付や業務の内容
給付を受領する日、または役務提供を受ける日
給付を受領する場所、または役務提供を受ける場所
検査を行う場合の検査完了日
報酬額
支払期日
現金以外で支払う場合の支払方法に関する事項
これらの項目は、書面または電磁的方法によって明示する必要があります。公正取引委員会+1
6-3. 口頭発注だけで済ませるリスク
口頭発注だけでは、フリーランス新法上の取引条件の明示義務を満たせない可能性があります。また、業務内容や報酬について争いが起きたときに、発注時の条件を証明することも困難です。
電話やオンライン会議で条件を話し合った場合は、会議後に注文書やメールで内容を確認します。フリーランス側から、「本日の打ち合わせ内容について、以下の条件で受注する認識です」と確認メールを送る方法も有効です。
6-4. フリーランス側が確認すべきポイント
フリーランスは、取引条件が提示されたら、少なくとも次の点を確認します。
発注者の正式名称が記載されているか
業務内容と成果物が具体的か
納期と検収日が現実的か
報酬額と支払期日が明確か
経費や振込手数料の負担者が決まっているか
修正や追加作業の条件があるか
著作権や秘密保持の条件が過度に不利でないか
必要事項が不足している場合は、業務開始前に追記や修正を依頼しましょう。
7. 注文書作成時の注意点
7-1. 業務内容が曖昧な注文書は避ける
「関連業務を含む」「発注者が必要と判断した業務」など、範囲が際限なく広がる表現には注意が必要です。
関連業務を含める場合でも、「本業務の遂行に通常必要となる軽微な作業に限る」など、対象を限定します。仕様書や見積書を参照する場合は、対象となる文書の日付やバージョンも記載しましょう。
7-2. 報酬の支払条件を必ず確認する
注文書に報酬総額だけが記載されていても、支払期日がなければ資金計画を立てられません。
「検収後に支払う」とだけ書かれている場合は、検収期限も確認します。検収期限が決まっていないと、発注者の確認が終わるまで支払いが先延ばしになる可能性があります。
消費税、源泉徴収、振込手数料を反映した入金予定額も把握しておきましょう。
7-3. 追加作業・仕様変更の扱いを決めておく
追加作業や仕様変更は、フリーランス取引で特にトラブルになりやすい項目です。
変更が発生した場合は、口頭だけで進めず、変更内容、追加報酬、変更後の納期をメールや変更注文書で合意します。少額の変更でも記録を残すことが大切です。
当初の注文書と金額が変わる場合は、修正版の注文書や追加注文書を発行してもらいましょう。
7-4. 注文書と契約書の内容に矛盾がないか確認する
基本契約書と注文書で、支払条件や著作権、検収期間などが異なる場合があります。
例えば、基本契約書には「月末締め翌々月末払い」、注文書には「翌月末払い」と記載されていると、どちらが適用されるか争いになる可能性があります。
矛盾がある場合は、どちらを優先するか確認し、必要に応じて注文書または契約書を修正します。
7-5. 印紙税が必要になるケースに注意する
一般的な注文書は、契約の申込みを記載しただけであれば、通常は印紙税の課税対象になりません。ただし、書類の名称が「注文書」であっても、記載内容から契約の成立を証明する文書と判断される場合は、課税文書に該当する可能性があります。国税庁
例えば、基本契約書に基づき、注文書の交付だけで請負契約が自動的に成立する仕組みになっている場合、その注文書が「請負に関する契約書」として扱われることがあります。注文請書についても、請負契約の成立を証明する紙の文書であれば、印紙税の対象となる可能性があります。国税庁+1
一方、契約情報を電子データとして作成し、電子メールで送信した場合は、一般に印紙税法上の紙の課税文書を作成したことにはなりません。国税庁+1
契約内容や書類の形式によって判断が変わるため、高額案件や継続契約では税務署や税理士に確認すると安心です。
7-6. 電子保存する場合は保存方法にも注意する
メール、PDF、クラウドサービスなどで注文書を受け取った場合は、電子帳簿保存法に対応した形で電子データを保存する必要があります。
電子取引データは、原則としてデータのまま保存し、改ざん防止措置や画面表示環境を整える必要があります。また、原則的な保存方法では、日付、金額、取引先から検索できる状態が求められます。一定の事業者には検索要件の緩和措置などがあります。国税庁+1
注文書をPDFで受け取った後、印刷した紙だけを保存して元のデータを削除する運用は避けましょう。メール本文に発注条件が記載されている場合は、そのメール自体も保存対象になります。
8. 注文書を受け取ったフリーランスが確認すべきこと
8-1. 見積内容と注文書の内容が一致しているか
最初に、自分が提出した見積書と注文書を照合します。
案件名、数量、単価、報酬総額、業務範囲、納期などが一致しているか確認してください。発注者側の入力ミスによって、単価や数量が変わっていることもあります。
見積書と異なる条件が記載されている場合は、そのまま着手せず、どちらの条件が正しいか確認します。
8-2. 納期や検収条件に無理がないか
注文書に記載された納期が、打ち合わせで合意した日付と一致しているかを確認します。
発注者から必要な資料を受け取る日や、途中確認の期間も考慮しなければなりません。検収期限が長すぎる場合や、検収条件が曖昧な場合は、納品後の請求が遅れる可能性があります。
複数段階で納品する案件では、各工程の締切と確認期限を設定すると進行しやすくなります。
8-3. 報酬額・税金・支払期日に誤りがないか
税抜金額、消費税額、税込金額が正しく計算されているか確認します。
源泉徴収対象の業務であれば、源泉徴収の有無や計算対象も確認します。注文書の報酬額が「手取り額」なのか「源泉徴収前の金額」なのかが曖昧な場合は、必ず発注者に問い合わせましょう。
支払期日については、「請求書受領後」「検収完了後」などの条件だけでなく、具体的にいつ支払われるのかを確認します。
8-4. 不利な条項や曖昧な表現がないか
次のような条項がある場合は、内容を慎重に確認します。
無制限の修正対応を求める条項
発注者が自由に報酬を減額できる条項
著作権を無償かつ包括的に譲渡する条項
フリーランスだけに過大な損害賠償責任を負わせる条項
発注者がいつでも無償でキャンセルできる条項
業務範囲が明確でない条項
支払期日を発注者が自由に変更できる条項
理解できない表現がある場合は、意味を確認してから承諾します。
8-5. 問題がある場合の修正依頼の伝え方
修正を依頼するときは、問題点と希望する修正内容を具体的に伝えます。
例えば、次のように連絡します。
「注文書をご送付いただきありがとうございます。確認したところ、報酬額が見積書では税抜20万円、注文書では税抜18万円となっております。見積書の内容に合わせて修正をお願いいたします。」
感情的に不満を伝えるのではなく、見積書や打ち合わせ記録を示しながら、差異を客観的に説明するとスムーズです。
9. 注文書発行から請求までの流れ
9-1. 見積書を提出する
発注内容を確認したら、フリーランスが見積書を提出します。
見積書には、業務内容、数量、単価、報酬総額、納期、見積有効期限などを記載します。追加費用が発生する条件も、この段階で伝えておくとよいでしょう。
9-2. 発注者が注文書を発行する
発注者は、見積書や打ち合わせ内容に基づいて注文書を発行します。
フリーランス新法の対象となる取引では、発注者は業務委託をした際に、取引条件を直ちに書面または電磁的方法で明示する必要があります。公正取引委員会
注文書には、見積番号を記載してもらうと、どの見積書に基づく発注なのかが分かりやすくなります。
9-3. フリーランスが内容を確認する
フリーランスは、注文書と見積書、基本契約書、仕様書を照合します。
条件に問題がなければ、メールや注文請書などで承諾します。誤りや不足がある場合は、修正が完了してから業務に着手するのが原則です。
急ぎの案件で先に着手する場合でも、少なくとも報酬、業務内容、納期、支払期日はメールで確認しておきましょう。
9-4. 必要に応じて注文請書を発行する
発注者から注文請書の提出を求められた場合は、注文番号、受注日、業務内容、金額、納期などを記載して返送します。
紙の注文請書が請負契約の成立を証明する文書に該当する場合、印紙税が必要になることがあります。電子データのみで送信する場合とは扱いが異なるため、提出方法も確認しましょう。
9-5. 納品・検収後に請求書を発行する
業務が完了したら、注文書で定めた方法で納品します。納品日、納品物、ファイル名などが確認できる記録を残してください。
発注者の検収が完了したら請求書を発行します。請求書には注文番号や案件名を記載し、注文書と対応させます。
注文書と異なる追加作業が発生した場合は、追加注文書や変更合意を確認したうえで請求します。
9-6. 注文書を保管する
注文書、見積書、契約書、注文請書、納品記録、請求書、メールなどは、案件ごとにまとめて保管します。
電子データは、「取引年月日・取引先・案件名・書類名」が分かるファイル名にすると管理しやすくなります。クラウドストレージだけに依存せず、アクセス障害や契約終了に備えてバックアップを取ることも大切です。
10. フリーランスの注文書に関するよくある質問
10-1. 注文書はフリーランス側が作成してもよい？
注文書は、基本的には発注者が発行する書類です。ただし、フリーランスが注文書のひな型や下書きを作成し、発注者に内容を確認してもらうことは可能です。
発注者が注文書を発行しない場合は、フリーランス側で業務委託契約書や受注確認書を作成し、双方が合意する方法もあります。フリーランスが一方的に注文書を作成するだけでは、発注者の意思を証明できないため、メールでの承認や電子契約などを取得しましょう。
10-2. 注文書がなくても仕事を受けてよい？
注文書がなくても、契約自体が直ちに無効になるわけではありません。しかし、発注条件の証拠が残らない状態で業務を開始するのは危険です。
注文書を発行してもらえない場合でも、業務内容、報酬、納期、支払期日などをメールで確認し、発注者から承諾の返信を受けてください。フリーランス新法の対象となる取引では、発注者には書面または電磁的方法で取引条件を明示する義務があります。
10-3. メールの発注依頼は注文書の代わりになる？
メールに必要な取引条件が具体的に記載されていれば、注文書の代わりとして利用できる場合があります。フリーランス新法でも、電子メールなどによる取引条件の明示が認められています。公正取引委員会+1
ただし、「先日の件をお願いします」といった短いメールだけでは、条件が明確とはいえません。過去の見積書や仕様書を参照する場合は、対象となる文書を特定し、変更の有無も確認します。
10-4. 注文書に押印は必要？
法律に特別な定めがある場合を除き、注文書や契約書に押印がなくても、当事者の意思が合致していれば契約の効力に直ちに影響するわけではありません。政府の「押印についてのQ&A」でも、書面への押印は一般的な契約の必須要件ではないと整理されています。法務省
ただし、社内規程によって押印を求める企業もあります。押印がない場合は、送信元のメールアドレス、承認履歴、電子署名、チャットの記録など、誰が承認したかを確認できる情報を残すことが重要です。
10-5. 注文書はいつまで保管すべき？
個人事業者の場合、注文書などの取引に関する「その他の書類」は、所得税上、原則として5年間の保存が必要となるケースが一般的です。一方、消費税の仕入税額控除に関する請求書等や、適格請求書の写しなどは7年間の保存が必要です。法人の注文書や契約書などは、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。国税庁+2
国税庁+2
書類ごとに保存期間を変えると管理が複雑になるため、実務上は関連書類をまとめて7年間以上保存する方法も考えられます。長期保証や継続利用される成果物がある場合は、契約関係の確認に必要な期間、さらに長く保管すると安心です。
10-6. 注文書と請求書の金額が違う場合はどうする？
追加作業や仕様変更によって金額が変わった場合は、その理由を確認できる書類やメールを用意します。発注者に追加注文書や変更注文書を発行してもらい、その金額に基づいて請求するのが安全です。
単なる入力ミスの場合は、注文書または請求書を修正します。注文書と異なる金額を説明なく請求すると、発注者の経理処理が止まり、入金が遅れる可能性があります。
金額変更について合意できていない場合は、先に請求書を発行するのではなく、追加作業の内容、報酬、支払時期を確定させましょう。
まとめ
フリーランスの注文書は、業務内容、報酬、納期、支払条件などを明確にし、発注者との認識違いを防ぐための重要な書類です。注文書という名称でなくても、契約書やメールなどによって必要な条件が記録されていれば、発注内容を確認する資料として利用できます。
注文書を受け取ったときは、見積書との一致だけでなく、業務範囲、修正条件、検収期限、支払期日、著作権なども確認しましょう。内容に誤りや曖昧な点がある場合は、業務を始める前に修正を依頼することが大切です。
また、2024年11月1日に施行されたフリーランス新法により、対象となる発注者には、取引条件を書面または電磁的方法で明示することが求められています。口頭だけの発注を避け、注文書、見積書、契約書、メールなどを案件ごとに保存しておくことが、報酬の未払いや追加作業を巡るトラブルから身を守ることにつながります。